11. PDF Opsætning

11  PDF Opsætning

Data i formularindsendelser kan samles i en pæn, velformateret og præsentabel PDF fil, der primært bruges i forbindelse med kvitteringer sendt til digital post. 

​11.1  Aktivering af PDF funktion

For automatisk at få oprettet en PDF dokument, skal du sætte flueben her: 

11.1.png

 

Når feltet markeres, dukker der en masse nye indstillinger op, som også kræver noget tilpasning. 

​11.2Navn på PDF dokumentet

Filnavnet på PDF dokumentet er som standard "webform_submission-<node id på formular>-<id på indsendelse>.pdf".

Kort sagt, ikke særlig brugervenligt!

Det er muligt, at angive et tilpasset navn til dokumentet under "Generelle Indstillinger", og her det kun et krav, at filnavnet ender på ".pdf".

Bemærk dog, at hvis PDF dokumentet skal afleveres, som en del af beskeden der sendes til digital post, så er der særlige krav til navngivningen: 

  • Filnavnet skal starte med "HK-"

  • Filnavnet skal slutte på ".pdf"

  • Ingen mellemrum eller specialtegn, herunder også æ, ø og å. Det anbefales at bruge "-" i stedet for mellemrum.

Er ovenstående ikke overholdt i filnavnet, vil PDF dokumentet ikke blive vedhæftet forsendelser til digital post.

Eksempel på korrekt formateret, tilpasset filnavn:

11.2.png

11.3 Vedhæftning af PDF dokumentet til afleveringer

For at sikre, at PDF dokumentet vedhæftes når data fra indsendelser afleveres via e-mail, skal der sættes flueben som vist forneden, under sektionen "E-MAIL-SETTINGS". 

Her er det også muligt at markere om det er nogle af de konfigurerede e-mail modtagere, der ikke skal modtage PDF dokumentet. Dette er særligt anvendeligt hvis der i formularen er lavet mulighed for at en borger eller virksomhed kan indtaste egen mailadresse og denne så anvendes til at sende en kvitteringsmail. 

Her skal du være opmærksom på ikke at sende persondata eller andre følsomme informationer ud. Disse skal være indeholdt i PDF'en som afleveres til digital post. Se endvidere "Kapitel 11 - Opsætning af Email".

Eksempel:

11.3.png

11.4 Header og Footer

I standardopsætningen er der allerede sørget for opsætning af header og footer i PDF dokumentet, og disse er det i udgangspunktet ikke nødvendigt at foretage tilpasninger i.

Det er dog muligt at foretage tilpasninger i både header og footer, hvis det skønnes nødvendigt. 

Header

Det er ikke tilladt at erstatte logoet i headeren eller fjerne teksten der står i "Header text". 

Der må dog gerne tilføjes ekstra information, som f.eks. navn på formularen, paragrafnumre eller anden relevant information.

Footer

Footeren kan bruges til angive hvilken forvaltning og/eller afdeling som formularen sendes til.

Standard teksten er "Holstebro Kommune - IT & Digitalisering" og denne må gerne tilpasse efter behov. 

Indholdet af footeren må dog ikke være tomt!

​11.5 Formatering af indhold

Det er muligt at tilpasse indholdet af PDF dokumentet så formular data vises pænt og struktureret. 

Under "CONTENT OF THE PDF DOCUMENT" er der mulig for lave formatering af selvebrødteksten i dokumentet. Standardbeskeden vil indholde samtlige værdier, inklusive evt. skjulte værdier, indsendt i formularen i et standarddesign.

Indholdet af dokumentet bør tilpasses så det fremstår pænt og præsentabelt, særligt når PDF'en bruges som kvittering i digital post.

Formatering af dokumentet foretages i editoren og der kan bruges overskrifter, formatering osv, sammen med "tokens" der refererer til værdierne i formularen. Se hhv. "Kapitel 12 - Brug af tokens i PDF og Emailopsætning" og "Kapitel 07 - Kvitteringsbeskeder" for yderligere vejledning til formatering og brug af tokens.

Det anbefales at opsætningen af PDF dokumentet testes, ved at du som formulardesigner tilføjer din egen mailadresse til e-mail modtagere og laver nogle indsendelser af data, så du får mulighed for at se den PDF der oprettes.

Eksempel på tilpasset PDF 

11.5.png