16. Opsætning af SBSIP Integration

16 Opsætning af SBSIP Integration

16.1 SBSIP Integration

Det er muligt at få dataene fra din formular fordelt automatisk og eksempelvis sendt direkte til SBSYS og til digital post. Dette foregår via SBSIP og for at få dette til at fungere skal der konfigureres nogle ekstra ting i din formular.

SBSIP kan fordele data fra OS2Forms til en lang række forskellige systemer: 

  • Digital post

  • SBSYS sag

  • SMTP (email) modtager

  • Fil, f.eks. et netværksdrev

  • Fasit

  • SBSYS Postfordeling​

16.2 SBSYS XML

For at SBSIP kan forstå og fordele dataene fra formularen korrekt, skal fanen "SBSYS XML" udfyldes korrekt. 

Først sætte flueben i "Send SBSYS XML":

16.2a.png

De fire værdier under "FELTINDSTILLINGER" skal udfyldes korrekt for at SBSIP integrationen virker.

For alle fire værdier vælges først "Tilpasset tekst..." i dropdown menuen: 

16.2b.png

​16.2.1 os2Formsid value

Her angives den unikke id for denne formular. Alle formularer skal have et unikt id som ikke må ændres efter det er angivet og gemt først gang. 

Det unikke id angives som en UUID der f.eks. kan se således ud: a79bee0c-d7e8-4d09-b5d6-045c2144e489

For lave en ny UUID skal du gå ind på https://www.uuidgenerator.net/, kopiere UUID'en og indsætten den i feltet os2FormsId custom text.

​16.2.2kle value

Hvis SBSYS sagen skal oprettes på baggrund af et bestemt KLE nummer kan den angives i feltet kle custom text

​16.2.3sagsSkabelonId  value

Oprettelser af sager i SBSYS via SBSIP integrationen kræver, at der er oprettet en sagskabelon i SBSYS.

Sagsskabelon id'et anvendes også i fremsøgningen af eksisterende sager på samme kombination af CPR eller CVR nummer samt sagsskabelon id. Se afsnittet "Afleveringsflow" for yderligere forklaring.

I feltet sagsSkabelonId custom text angives id'et for den SBSYS skabelon der skal anvendes til oprettelse af sager på baggrund af indsendelser for denne formular. Skabelon Id'et får du fra din lokale SBSYS superbruger, da det findes på Fanen "Systemvedligehold", "Sagsskabeloner" under kolonnen "ID". 

16.2.4bodyText value

I forbindelse med aflevering af kvittering til en borgers eller virksomheds digitale postkasse, er det muligt at angive en kort beskrivende tekst der vises som alm. besked direkte i f.eks. eBoks. De data som er indsendt med din formular skal fremgå af den vedhæftede PDF.

Der understøttes ikke nogen former formatering, herunder også linieskift, i denne besked, så den bør være kort og præcis.

Følgende standard tekst bør anvendes: 

"Tak for din indsendelse. Vedhæftet finder du en kopi af din indsendelse. Venlig hilsen, Holstebro Kommune".

Der er tilladt at variere teksten, men vær opmærksom på, at den manglende formattering bevirker at teksten ikke bør være for lang.

Kvitteringsteksten angives i feltet bodyText custom text

16.3 Opsætning af email

16.3.1Tilføj email modtager

For at din indsendelser fra din formular kan blive håndteret af SBSIP og dermed fordelt til SBSYS, skal du under "E-mails" sætte formularen til at sende emails til én af nedenstående adresser: 

16.3.1.png

16.3.2 Rediger email modtager

16.3.2a.png

Nederst på siden sætte flueben i "Inkluder filer som vedhæftninger"

16.3.2b.png

 

Klik på "Gem e-mail-indstillinger". Det er ikke nødvendigt at rette på andre værdier.

​16.4PDF Opsætning

Ved afsendelse af kvittering til digital post, medtages det pdf dokument der opsat for formularen. 

Check at der er sat flue ben i "Generate PDF Document" under menupunktet Generate PDF: 

16.4a.png

og check at der er sat flueben i "Attach PDF as an attachment to the e-mails sent to the form recipients" under "E-mail settings":

16.4b.png

Følg endvidere vejledningen for PDF Opsætning for at se hvordan du formatterer PDF'en korrekt. 

For at PDF'en medtages som en del af kvitteringen sendt til digital post, skal den have et korrekt navn.

Dette er enten det automatisk oprettede filnavn der vil være "webform_submission_<id'er på form>.pdf", hvilket ikke nødvendigvis er ønskværdigt ift. borgeren eller virksomheden.

Det er tilladt at lave om på det automatisk oprettede filnavn på pdf dokumentet så længe navnet starter med "HK-" og slutter på ".pdf". 
Dvs. det f.eks. kan hedde "HK-Navn-på-formular.pdf

For at angive et andet navn til PDF'en, skal du rette værdien Custom PDF Name som anført ovenfor.

Eksempel:

16.4c.png

 

16.5 Afleveringsflow

Som formsdesigner kan du selv i nogen grad styre hvordan afleveringen af din formulars data skal ske i SBSIP. 

Dette afsnit forklarer hvordan dette sættes op i formularen via en skjult parameter.

Hvis du vil anvende OS2Forms og SBSIP til et andet formål end dem som er beskrevet her, så skal du kontakte IT og Digitalisering med henblik på at drøfte dine behov.

​16.5.1Tilføj skjult parameter

For at styre hvordan SBSIP afleverer data fra indsendte formularer skal der i formularen indsættes en skjult parameter med id "sbsip_rules_flow".

Dette gøres nederste på siden "Formularkomponenter":

16.5.1a.png

Placer den nye skjulte komponent helt øverst i din formular, så den er nem at finde.  Dette gøres ved at trække komponenten til toppen.

Hvis din formular allerede har en komponent med samme navn og type, f.eks. hvis du har oprettet den ud fra en skabelon, kan dette trin springes over.

Angiv værdi

For at angive værdien af den skjulte parameter skal du gå ind på "rediger" for komponenten:

16.5.1b.png

Kontroller at både navn og key for komponenten er sat til "sbsip_rules_flow" og at "Display"->"Hidden type" er sat til "Secure Value":

Navgivning

16.5.1c.png

Display

16.5.1d.png

Rediger dernæst standard værdien for komponenten:

16.5.1e.png

 

​16.6 Flow værdier

Værdien af parameteren skal angives som en kommasepareret kombination af nedenstående værdier.

​16.6.1Flowværditabel

 

​16.7 Flow Værdi

​16.8 Beskrivelse

16.9 Special-Regel? 

 sbsys_standard

Find eksisterende sag eller opret ny.

Fremsøger eksisterende sag i sbsys ud fra CVR/CPR nummer og tilføjer parter og dokumenter til eksisterende sag.

Hvis der ikke findes en sag i forvejen med denne kombination af skabelonid og CVR/CPR nummer, oprettes der en ny sag ud fra hvortil dokumenter og parter tilknyttes.

 Nej

 sbsys_direkte_sag

Send data direkte til eksisterende sag

Data (dokumenter og parter) fra indsendelser tilføjes direkte til en eksisterende sag.

Sags nr. indsættes i "sbsys_sags_nr" attributten på formularen.

 Ja

 sbsys_ny

Opret altid en ny sag

Opretter altid en ny sag på det angive skabelonid og tilknytter parter og dokumenter til ny sag.

 Nej

 digital_post

Send kvittering til digitalpost
Hvis kvittering ønsket sendt til digital post angives denne parameter også i sbsip_rules_flow

 Nej

Eksempel #1: 

For formularen "Ansøgning om tilladelse til etablering af nedsivningsanlæg" skal der altid oprettes en ny sag og udfylderen skal modtage en besked i sin digitale postkasse.

Værdien af sbsip_rules_flow sættes til: sbsys_ny, digital_post

Eksempel #2: 
Ved indsendelse af formularen "Høringssvar: Høring af Børne- og Ungepolitikken" skal alle data samles på én eksisterende sag i SBSYS. Endvidere ønskes det ikke at udfylderen får en kvittering af i sin digitale postkasse. 

Værdien af sbsip_rules_flow sættes til: sbsys_direkte_sag

Dette kræver endvidere, at der opsættes en special regel i SBSIP for at håndtere skrivning direkte til en eksisterende sag og derfor skal IT og Digitalisering kontaktes før formularen kan tages i brug. Se hvordan du bestiller en special regel

Eksempel #3: 
Data indsendt med formularen "Angstgruppe" skal enten tilføjes en ny sag eller til en eksisterende sag hvis der allerede findes en sag med samme skabelonid og cpr nummer. Endvidere skal udfylderen modtage en kvittering i sin digitale postkasse.

Værdien sbsip_rules_flow sættes til: sbsys_standard, digital_post

16.10  Opsætning af specialregler?

Hvis din formular kræver at der udvikles en specialregel skal du kontakte IT & Digitalisering via en supportsag.

I supportsagen vælges "99 Øvrigt/Andet/Diverse". 

I den korte beskrivelse angives: "OS2Forms: Specialregel til formular".

I sagsbeskrivelse angives følgende: 

  • Navn på formularen

  • UUID for formularen

  • SBSYS sags nr. (f.eks. 00.00.00-K04-1-18) som formulardata skal tilføjes til.